사천시 훈령  제463호

사천시 기록관 운영 규정을 다음과 같이 발령한다.

2024년  2월  22일

사 천 시 장   박  동  식

사천시 기록관 운영 규정

제1장 총칙

제1조(목적) 이 규정은 「공공기록물 관리에 관한 법률」 제13조 및 같은 법 시행령 제10조에 따라 사천시 기록관을 설치하고, 그 운영에 관한 사항을 정함을 목적으로 한다.

제2조(정의) 이 규정에서 사용하는 용어의 뜻은 다음 각 호와 같다.

1. “기록물”이란 사천시(이하 “시”라 한다) 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다.

2. “기록물관리”란 기록물의 생산, 분류, 정리, 이관, 수집, 평가, 폐기, 보존, 공개, 활용 및 이에 부수되는 제반업무를 말한다.

3. “기록관”이란 기록물을 체계적으로 보존·관리하고 효율적 활용을 위하여 필요한 보존서고 공간, 열람공간, 사무공간, 작업공간, 보존시설 및 장비, 기록물관리시스템, 기록물관리 전문요원 및 전문인력 등을 모두 갖춘 기구를 말한다.

4. “기록물관리시스템”이란 기록관에서의 기록물의 수집, 보존(복제본 제작 및 이중보존매체의 제작을 포함한다), 활용, 이관, 폐기 등 기록관에서 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.

5. “소속기관”이란 직속기관·사업소·읍면동·출장소를 말한다.

6. “처리과”란 기록물의 생산·수발 및 사무처리를 주관하는 부서를 말한다.

제3조(적용범위) 이 규정은 본청과 그 소속기관에 적용되며 기록관 운영에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규정이 정하는 바에 따른다.

제2장 구성 및 분장업무

제4조(소속 및 인원구성) ① 기록관은 기록물 업무를 담당하는 총괄 부서에 설치하고, 해당 부서의 장이 기록관장이 된다.

② 기록관장은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물관리 전문요원(이하 “전문요원”이라 한다)과 기록물의 정리·기술, 기록정보 관리, 보존업무, 그 밖에 기록물관리의 업무수행에 필요한 전문인력을 배치하여야 한다.

③ 기록관장은 기록물관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 처리과의 장으로 하여금 기록물관리책임자를 지정하여 처리과의 기록물관리 업무를 수행하도록 하여야 한다.

제5조(자문위원 위촉 등) ① 기록관장은 기록관의 기록물관리를 위한 조사, 연구, 분석, 평가, 정리, 목록기술 등의 전문적인 사무를 수행하기 위해 관련 분야의 전문가를 자문위원으로 위촉할 수 있다.

② 자문위원의 임기는 2년으로 하며, 연임할 수 있다.

③ 기록관장은 위촉된 자문위원에게 예산의 범위에서 수당, 여비, 그 밖의 필요한 경비를 지급할 수 있다.

제6조(주요업무 및 업무분장) ① 기록관은 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 총괄한다.

1. 기록물관리에 관한 기본계획 수립·시행

2. 소관기록물 수집·관리 및 활용

3. 기록관리기준표의 관리

4. 기록물생산현황 취합 및 영구기록물관리기관으로의 통보

5. 보존기간 30년 이상 기록물의 영구기록물관리기관으로의 이관

6. 주요 회의록, 조사·연구·검토서, 비밀기록물, 간행물, 행정박물, 시청각   기록물의 관리

7. 미등록 기록물의 수집 및 등록관리

8. 기록물평가심의회 운영 및 기록물폐기 관리

9. 소관 비공개기록물 및 비밀기록물의 공개 재분류

10. 기록물 서고 관리

11. 기록물 정수점검 및 실태조사

12. 기록물관리 지도·교육운영계획의 수립 및 시행

13. 기록물관리에 대한 지도·감독 및 지원

14. 중요기록물의 재난대비 계획 수립

15. 기록관의 시설 및 장비관리

16. 기록물관리시스템의 설치 및 운영

17. 활용대상 주요 기록물의 디지털자료 변환 및 검색·열람제공

18. 소관 비전자기록물의 전자화

19. 보존가치가 높은 준영구 이상 기록물의 보존매체 수록

20. 소관 기록물의 검색·열람제공

21. 기록물 편찬·전시·홍보

22. 소관 기록물에 대한 통계의 작성·관리

23. 그 밖에 기록관의 기록물관리에 관한 사항

② 제1항 각 호의 업무에 관한 세부업무분장은 기록관장이 정한다.

제3장 기록물의 관리

제7조(기록물의 생산) ① 기록관장은 처리과에서 수행하는 모든 업무의 과정과 결과가 기록물로 생산·등록될 수 있도록 하여야 한다.

② 기록관장은 「공공기록물관리에 관한 법률 시행령」(이하 “영”이라 한다) 제17조부터 제19조까지의 규정에 따라 조사·연구·검토서, 회의록 및 시청각기록물에 대한 생산등록·관리 기준을 작성·관리하여야 한다.

제8조(기록물의 등록) ① 모든 기록물은 생산·접수 될 때에 전자결재시스템으로 생산 또는 접수등록번호가 부여되어 등록되도록 하여야 한다.

② 기록관에서 직접 수집한 기록물은 기록관의 기록관리시스템에 등록하여 관리하여야 하며, 비전자기록물에 대해서는 전자화 방안에 따라 전자화하여 관리되도록 하여야 한다.

제9조(기록물의 정리) ① 기록관장은 처리과에서 생산 완결된 기록물의 정리를 위하여 매년 2월말까지 공개여부·접근권한 재분류, 분류·편철·확정 등에 대한 교육을 실시하여야 한다.

② 기록관장은 처리과의 기록물 생산현황 결과를 취합하여 매년 5월 31일까지 관할 영구기록물관리기관장에게 통보하여야 한다.

③ 기록관장은 처리과의 생산현황 결과를 취합하여 매년 8월 31일까지 관할 영구기록물관리기관의 장에게 통보하여야 한다.

제10조(기록물의 이관) ① 기록관은 처리과에서 생산 완결된 기록물을 보존기간 기산일부터 2년 이내에 이관받아야 한다. 다만, 처리과에서 업무참고 등의 필요가 있는 기록물의 경우에는 사전에 별지 제1호서식에 따라 기록물이관시기 연장신청서를 기록관장에게 제출하여야 한다.

② 제1항 단서에 따라 이관연기가 결정된 기록물은 보존기간 기산일부터 10년 이내에 처리과에서 업무참고로 활용할 수 있으며, 업무참고 활용의 목적이 달성되면 기록관장에게 해당 기록물을 이관하여야 한다.

③ 직제개편, 한시조직의 해산 등의 경우에 기록관장은 업무를 인계인수하는 부서 간에 별지 제2호서식의 기록물 인계인수서를 작성하여 관리하도록 하여야 하며, 업무승계부서가 없을 경우에는 해당 기록물을 기록관에서 이관 받아 관리하여야 한다.

제11조(기록물의 보존) ① 기록관에서 인수한 기록물은 처리과, 생산연도, 보존기간, 기록물의 형태에 따라 구분하여 서고에 배치하여야 한다.

② 제1항에 따른 기록물의 서고배치에 대한 구체적인 배열방식은 기록관장이 정한다.

③ 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 서고별로 관리책임자를 지정하여야 하며, 기록물의 정수점검 및 상태점검 실시, 항온항습 환경 구축 등을 위하여 필요한 조치를 취하여야 한다.

제12조(기록물의 평가 및 폐기) 기록관에서의 기록물의 평가 및 폐기는 「공공기록물 관리에 관한 법률」 제27조제1항, 영 제43조, 같은 법 시행규칙 제35조에 따라 시행한다.

제4장 기록물평가심의회 운영

제13조(기록물평가심의회의 설치) 사천시장(이하 “시장”이라 한다)은 다음 각 호의 사항을 심의·의결하기 위하여 사천시 기록물평가심의회(이하 “심의회”라 한다)를 설치·운영한다.

1. 보존기간이 경과한 기록물의 보존기간 재책정, 폐기 또는 보류

2. 그 밖에 소장기록물 평가제도 운영과 관련하여 위원장이 요청한 사항

제14조(심의회의 구성) ① 심의회는 위원장 1명을 포함하여 5명 이내의 위원으로 구성하되, 민간 전문가는 2명 이상으로 한다.

② 심의회의 위원장은(이하 “위원장”이라 한다) 기록물 업무 담당 국장이 된다.

③ 심의회의 위원(이하 “위원”이라 한다)은 다음 각 호의 사람이 된다.

1. 당연직 위원 : 기록물 업무 담당 부서의 장, 기획예산담당관

2. 위촉직 위원 : 역사학, 행정학, 문헌정보학, 기록관리학 등 관련 전공자 및 전직 공무원으로 기록물의 평가와 관련하여 지식과 경험이 풍부한 사람 중 시장이 위촉하는 사람

④ 위촉직 위원의 임기는 2년으로 하며, 연임할 수 있다. 다만, 보궐위원의 임기는 전임자의 남은 기간으로 한다.

⑤ 심의회의 사무를 처리하기 위하여 간사 1명을 두되, 간사는 기록물 업무 담당 팀장을 간사로 하고 전문요원을 서기로 둔다.

제15조(위원장의 직무) ① 위원장은 심의회를 대표하며, 심의회 운영을 총괄한다.

② 위원장이 부득이한 사유로 직무를 수행할 수 없는 경우에는 위원장이 지명하는 위원이 그 직무를 대행한다.

제16조(회의) ① 심의회는 시장 또는 위원장이 필요하다고 인정하면 소집한다.

② 심의회 회의는 재적위원 과반수의 출석으로 개의하고 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다.

③ 간사는 별지 제3호서식의 기록물평가심의서와 별지 제4호서식의 기록물 심의의결서, 별지 제5호서식의 회의록을 작성·관리하여야 한다.

④ 위원장이 필요하다고 인정되는 경우에는 서면으로 심의할 수 있다.

제17조(경비지급) 심의회에 참석하는 민간위원에게는 예산의 범위에서 수당과 여비 등을 지급할 수 있다.

제18조(비밀엄수의무 등) 위원장 및 위원은 기록물 평가업무와 관련하여 알게 된 사항이나 비밀을 사적인 이익을 위하여 이용하거나 그 비밀을 누설하여서는 아니 되며 위원직에서 물러난 이후에도 이 의무를 준수하여야 한다.

제19조(결과의 적용) 기록관장은 심의회 의결 결과를 기록물관리시스템에 반영하여야 하며, 보존기간 등 변경내역은 이력으로 관리하여야 한다.

제5장 기록물의 전산화관리

제20조(보존시설 및 장비의 확보) ① 기록관장은 기록물의 안전한 보존·관리를 위하여 영 별표 6의 기준에 따른 보존시설ㆍ장비 및 환경기준을 갖추어야 한다.

② 기록관장은 기록물의 효율적인 관리 및 활용을 위하여 적정한 보존서고 공간 및 작업공간, 열람공간, 사무공간을 확보하여야 하며, 기록물의 활용에 필요한 기록관리시스템 및 열람장비를 갖추어야 한다.

제21조(기록관리시스템 및 장비구축) ① 기록관에는 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 기록물을 효율적으로 관리할 수 있도록 기록관리시스템과 관련 장비를 구축하여야 한다.

② 기록관리시스템은 처리과의 전자기록생산시스템 및 소관 영구기록물관리기관의 기록관리시스템과 연동하여 기록물의 생산현황보고, 이관목록의 제출, 주요기록물에 대한 검색·활용 등이 가능하도록 구축 운영되어야 한다.

제22조(기록관리시스템의 점검 및 유지보수) ① 기록관장은 기록관리시스템이 효율적으로 운영될 수 있도록 시스템 및 관련 장비에 대한 정기점검을 실시하여야 한다.

② 기록관장은 기록관리시스템 및 관련 장비의 유지보수가 전문성을 필요로 할 경우에는 전문 업체와 계약을 체결하여 유지·보수할 수 있다.

제23조(주요기록물의 전산화) 기록관장은 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 기록관과 처리과의 기록물 중 활용가치가 높은 기록물에 대하여 전산화를 추진하여 기록정보의 신속한 검색·활용이 될 수 있도록 하여야 한다.

제24조(전산화 기록물의 보존관리) 전산화 기록물은 디스크, 자기테이프(DAT 등 모든 테이프를 포함한다), 디스켓, 광화일 또는 CD자료로 구분하여 관리한다.

제25조(전자기록물의 백업 및 보존) ① 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 백업담당자를 지정하여 주기적으로 백업을 실시하여야 한다.

② 백업담당자는 백업진행 상태를 수시로 점검하여야 하며, 백업자료를 도난 및 훼손의 우려가 없는 안전한 장소에 분산 보관하여야 한다.

③ 제1항에 따른 전자기록물의 백업 점검주기 및 보관기간은 다음 각 호와 같다.

1. 변경자료 : 매일, 1개월

2. 전체자료 : 매월, 6개월

3. 중요한 자료의 변환 또는 필요시 : 수시, 1년

제6장 보안관리 및 점검

제26조(보안관리) ① 기록관장은 기록관의 전산실 및 보존서고를 통제구역으로 지정하고, 「보안업무규정」에 따른 보안관리를 철저히 하여야 하며, 「보안업무규정」이 정하는 바에 따라 비밀취급인가를 받은 사람을 배치하여야 한다.

② 기록관의 전산실 및 보존서고는 외부인사의 출입을 원칙적으로 금지하며, 관람·견학 등 부득이하게 출입하려는 사람은 미리 기록관장의 허가를 받아야 한다.

제27조(긴급사태 시의 대비) 기록관장은 기록관의 전산실 및 보존서고에는 화재 또는 천재지변 등 비상사태에 대비하여 재난대비시설 및 재난대비계획을 작성하여 운영하여야 한다.

제28조(점검) ① 기록관의 전산실 근무자는 다음 각 호의 사항을 이행하여야 한다.

1. 전원 및 소화설비 등 시설물에 대한 일일점검

2. 중요 전산자료의 등록관리대장 및 입출력대장의 관리

② 기록관의 서고관리자는 다음 각 호의 사항을 이행하여야 한다.

1. 보존서고의 각종 전원 및 소화설비 시설물 작동상태와 보존 기록물의 오손여부 및 해충의 발생여부

2. 보존 기록물의 열람 및 대출상황의 점검

제7장 기록물의 대출 및 열람

제29조(열람시간) 기록관의 열람시간은 당일 근무시간의 시작 시부터 종료 시까지로 한다. 다만, 기록관장이 필요하다고 인정하면 이를 연장·단축 또는 변경하여 운영할 수 있다.

제30조(열람 및 대출의 자격) ① 기록관의 기록물을 열람 및 대출할 수 있는 사람의 자격은 다음 각 호와 같다.

1. 시와 그 소속기관의 직원

2. 다른 기관 등의 공무원 및 공무원이 아닌 사람으로서 학술연구 또는 비영리 목적으로 기록물을 이용하려는 사람

② 제1항제2호의 경우 기록관 밖으로의 대출은 금지한다.

제31조(열람 준수사항) ① 열람은 기록관 안에서 하여야 하며, 다음 각 호에 해당하는 행위를 하여서는 아니 된다.

1. 기록물의 훼손·오손 또는 파기

2. 무단으로 열람실 밖으로의 반출

3. 복사기 등 기록관 시설의 훼손 또는 파괴

4. 열람실 안으로의 음식물 등 반입 행위

5. 그 밖에 다른 사람의 열람에 방해가 되는 행위

② 기록관의 시설을 이용하려면 이용대장에 필요한 사항을 기록하도록 하고, 열람 등에 소요되는 용지를 부담하게 할 수 있다.

③ 기록관 보존 기록물의 열람은 기록관 안에서 하여야 하며, 기록물을 열람하는 사람은 기록관 열람담당 직원의 지시에 따라야 한다.

제32조(대출의 한도 및 기간) 기록관의 기록물 대출은 다음 각 호의 사항에 따른다.

1. 대출은 공무원의 근무시간 이내에 함을 원칙으로 한다.

2. 기록물의 대출기간은 7일 이내로 한다. 다만, 특별한 사유가 인정되면 1회에 한하여 연장할 수 있다.

3. 기록물을 대출하고자 하는 경우에는 별지 제6호서식의 보존기록물 대출 및 반납대장에 필요한 사항을 기재하도록 하고 대출을 할 수 있다.

4. 기록관장은 제2호에도 불구하고 기록물의 보존 상태나 성격에 따라 대출의 범위와 조건을 달리할 수 있다.

제33조(열람·대출의 제한) 다음 각 호의 어느 하나에 해당하면 기록물의 열람 및 대출을 제한할 수 있다.

1. 비밀(대외비를 포함한다)이 해제되지 않은 기록물을 열람·대출하려는 경우

2. 해당 기록물과 관련이 없는 사람이 열람·대출하려는 경우

3. 다른 법령에서 기록물의 열람 또는 대출을 제한하고 있을 경우

4. 그 밖에 기록물의 열람 및 대출로 인하여 타인에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 인정되는 경우

5. 관보 및 정기간행물 등 이미 공개되어 활용되고 있는 기록물

6. 망실 또는 파손되기 쉬운 기록물인 경우

7. 대출로 인하여 업무수행에 지장을 초래하는 기록물인 경우

8. 그 밖에 기록물의 성질상 대출이 부적합하다고 인정되는 경우

제34조(대출 기록물의 전대금지) 누구든지 대출받은 기록물을 타인이나 다른 기관에 전대할 수 없다.

제35조(대출 기록물의 반납) ① 기록물을 대출받은 사람은 정해진 기간에 기록물을 반납하여야 하며, 대출 기간의 연장이 필요하면 사전에 연장신청을 하여야 하며, 이를 이행하지 않을 경우에는 추가 대출을 금지할 수 있다.

② 다음 각 호의 사유가 발생하면 정해진 기간 전이라도 지체 없이 대출 기록물을 반납하여야 한다.

1. 휴직, 정직, 퇴직, 타부처 전출 또는 대출기간을 초과하는 휴가, 병가, 장기 출장 시

2. 그 밖에 기록관장이 대출기간 전 반납을 요구할 경우

제8장 보칙

제36조(기록물 관리실태 점검 및 교육) ① 기록관장은 시의 기록물 관리실태를 연 1회 이상 점검하여야 한다.

② 기록관장은 기록물의 관리업무와 관련하여 처리과의 기록물관리책임자를 소집하여 교육을 실시할 수 있다.

제37조(세부사항) 이 규정의 운영에 관한 세부사항은 기록관장이 따로 정할 수 있다.

부    칙

이 규정은 발령한 날부터 시행한다.

[별지 제1호서식]

기록물이관시기 연장신청서(제10조제1항 관련)

1. 기록물철의 이관을 연기하는 경우

처리과명(처리과기관코드) :

기록물철 분류번호	기록물철 제 목	기록물 형 태	생산연도		단위과제	보존기간	이관희망 연 도	연장사유	담당팀 (성명)
			시작	종료

2. 개별 기록물(건)의 이관을 연기하는 경우

처리과명(처리과기관코드) :

등록번호	제 목	기록물 형 태	기록물철 분류번호	생산 연도	단위과제	보존기간	이관희망 연 도	연장사유	담당팀 (성명)

[별지 제2호서식]

기록물인계인수서(제10조제3항 관련)

인계부서명(처리과기관코드) :                             인계인수일 :

인수부서명(처리과기관코드) :

일 련 번 호	기록물철 분류번호	기록물철 제 목	기록물 형 태	생산연도		단위 과제	보존 기간	담당팀	업 무 담당자	비고
				시작	종료

년   월   일

인  계  자 :     직위/성명     (서명)

인  수  자 :     직위/성명     (서명)

[별지 제3호서식]

기록물평가심의서(제16조제3항 관련)

기록물철 분류번호	생산 연도	기록물 철제목	보존기간 만료일	처리과		기록물관리 전문요원		심의회 의견
				처리 의견	사유	평가 의견	사유

[별지 제4호서식]

기록물심의의결서(제16조제3항 관련)

일 시
장 소
안 건
심사내용
의결주문
심사위원	직 위	성 명	의결내용		서 명
			가	부
위 원 장
위 원
위 원
위 원
위 원
위 원
위 원
간 사

[별지 제5호서식]

기록물평가심의회 회의록(제16조제3항 관련)

제 목			회 차
일 시			장 소
참석자	위 원
	배석자
회의진행순서
안 건
위 원 명	발언요지
결정사항
표결내용
비 고

[별지 제6호서식]

보존기록물 대출 및 반납대장(제32조제3호 관련)

일련 번호	대출일자 (대출기간)	기 록 물 철				대출받은 사람			대출 사유	반 납
		생산 년도	보존 기간	제 목	수량	소속	직급	성명		일자	확인